КУРС ЛЕКЦИЙ ПО ДИСЦИПЛИНЕ «ТЕОРИЯ И СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ» Новосибирск СГГА Институт кадастра и природопользования Кафедра управления бизнес процессами
Лекция 8. Организация как объект управления.
1. Понятие и классификация организаций.
Что такое организация? Что общего в мире организаций, к которым относят и фабрики, и заводы, и школы, и университеты, и футбольные команды, и церкви, и военные подразделения, и министерства, и магазины, и клубы, и сельхозкооперативы, и больницы, и почтовые отделения и многие другие.
Общие у них то, что везде работают люди. Они могут иметь или не иметь
общей собственности, у них могут быть, а может и не быть техники и оборудования, но у них обязательно есть общие цели. Кроме того, каждый идет к цели не самостоятельно, а совместно, у них общий путь к цели. Поэтому организация – это группа людей, деятельность которых сознательно координируется для достижения общей цели (или целей).
Приведенное определение характерно и справедливо для формальной организации, специально созданной и координируемой для достижения поставленной цели (целей). Существуют также неформальные группы, организации, которые возникают стихийно, спонтанно, но где люди выступаю во взаимодействии друг с другом по интересам достаточно регулярно. В управлении понятие «организация» обычно используется для обозначения именно формальной организации.
Организации создаются для достижения самых разных целей, удовлетворения различных потребностей людей, поэтому они так разнообразны, имеют различное назначение, расположение, размеры, внешний вид, строение, поведение и другие характеристики. Это играет важную роль при рассмотрении организаций как объектов управления, чтобы использовать эффективные методы и приемы координации деятельности людей.
Большинство организаций являются сложными системами, состоящими из подразделений (частей организации), имеющих свою цель работы, увязанную с общей целью.
Сложные организации вне зависимости от их конкретного назначения имеют общие характеристики, черты, параметры или исходные принципы. К таким параметрам относят:
• наличие общих целей;
• преобразование ресурсов для достижения результатов. Основные ресурсы, используемые организацией, - это люди (трудовые ресурсы), капитал (денежные средства, основные фонды), материалы, технология и информация;
• зависимость организации от внешней среды как в отношении своих ресурсов, так и в отношении потребителей. Внешняя среда включает экономические условия, потребителей, законодательство, правительственные акты, конкурентов, общественные ценности и взгляды, технику и технологию и др. Эта среда оказывает существенное влияние на организацию;
• разделение труда. Разделение всей работы на части называется горизонтальным разделение труда. Например, работу по управлению парусным судном можно разделить на такие части:
управление парусами, управление рулем. Отделение работы по координированию действий от самих действий называется вертикальным разделением труда;
• образование подразделений в сложных организациях. Такие подразделения называются отделами, службами, цехами, участками и т.п. Как и целая организация, частью которой они являются, подразделения представляют собой группы людей, деятельность которых сознательно направляется и координируется для достижения общей цели;
• необходимость и наличие управляющего органа.
Таким образом, по сути большие и сложные организации имеют общие характеристики и состоят из нескольких специально созданных для конкретных целей взаимосвязанных организаций и многочисленных неформальных групп, возникающих спонтанно. Например, учебная группа студентов является одним из подразделений учебного заведения. Уже после нескольких совместных занятий самопроизвольно создается несколько сплоченных группировок – неформальных групп.
Классификация организаций
Для эффективного управления организацией важно знать, какое место занимает она в системе аналогичных объектов, существует ли ниша, которую занимает организация, и как определить те организации, которые сравнимы с управляемым объектом по тем или иным параметрам, чтобы использовать их опыт. Эти и другие вопросы идентификации бизнеса напрямую связаны с классификацией организаций, их группировкой по тем или иным признакам.
Классификация организаций в экономике представлена в табл.10.
Многообразие целей и задач организаций приводит к тому, что для управления их функционированием и развитием требуются специальные знания и искусство, методы и приемы, обеспечивающие эффективную совместную деятельность работников.
Таблица 10 – Классификация организаций в экономике
|
Признак классификации |
Виды организаций |
|
Критерий формализации(принцип построения и функционирования организаций) |
Формальные организации, имеющие четко поставленные цели, формализованные правила, структуру и связи; в эту группу входят все организации бизнеса, государственные и международные институты и органы. |
|
Неформальные организации, работающие без четко определенных целей, правил и структур; сюда относят все институты семьи, дружбы, неформальных отношений между людьми. |
|
|
Критерий формы собственности |
Частные |
|
Государственные и муниципальные |
|
|
Иные |
|
|
Критерий численности занятых, объем продаж и стоимость активов |
Крупные |
|
Средние |
|
|
Малые |
|
|
Критерий участия в различных секторах производства (по виду и характеру хозяйственной деятельности) |
Организации отраслей первичного цикла, занимающиеся добычей сырья, включают организации и предприятия сельского, лесного, рыбного хозяйств, угольной промышленности и т.д. |
|
Организации отраслей вторичного цикла, в состав которых входят организации и предприятия обрабатывающей промышленности, например, машиностроения, металлообработки, автомобилестроения и т.д. |
|
|
Организации отраслей третичного оказывают услуги, необходимые для нормальной жизнедеятельности отраслей первых двух секторов. Это банки, страховые компании, транспортные предприятия, образовательные учреждения, туристские агентства, розничная торговля и др. цикла, организации и предприятия которого |
|
|
Организации и институты четвертого сектораэкономики, которые занимаются такой прогрессивной и быстроразвивающейся сферой человеческой деятельности, как информационные технологии. Этот сектор сформировался сравнительно недавно, но его значение и потенциал растут с такой скоростью, с которой во всем мире увеличивается роль информации в управлении сложными системами. |
|
|
Критерий отношения к прибыли |
Коммерческие, которые преследуют извлечение прибыли в качестве основной цели своей деятельности. |
|
Некоммерческие, которые не стремятся извлекать или распределять полученную прибыль между участниками, но могут осуществлять предпринимательскую деятельность, когда это служит достижению целей, ради которых они созданы, и соответствующую этим целям. |
|
|
Критерий принадлежности к основным структурным элементам общества |
Государственные организации |
|
Организации гражданского общества (коммерческие и некоммерческие) |
|
|
Критерий сферы и масштаба деятельности |
Национальные |
|
|
Иностранные |
|
|
Смешанные |
|
|
Международные коммерческие организации |
2. Внутренняя среда организации и ее проектирование.
Внутренние переменные – это части самой организации, ситуационные факторы внутри нее, это состав и взаимосвязи сложной системы организации.
Состав заключает в себе декомпозицию системы, расчленение единого целого на составляющие элементы. Структура, напротив, обеспечиваеткомпозицию системы, соединение отдельных составляющих в единое целое. Она устанавливает роль, место и назначение элементов в системе, их расположение и взаимоотношение между собой, характер, формы и степень влияния на другие элементы.
Очевидно, что определенный состав организации предопределяет возможные варианты формирования ее структуры. В свою очередь определенной структуре соответствуют и конкретные варианты компонентного состава организации.
Структура является одной из важнейших, но не единственной характеристикой организационной системы. Поэтому выделяют различные факторы внутренней среды организации. Это и структура, и цели, и задачи, и технология, и персонал, и совместные ценности, и стиль организации, и финансовая система, и информационная система, и стратегия, и навыки персонала, и бизнес-процессы, и власть, и культура организации и некоторые другие параметры.
Подходы к выделению параметров внутренней среды организации.
По определению М. Мескона, М. Альберта и Ф. Хедоури, основные внутренние переменные организации – это цели, задачи, структура, технология и люди.
Цели организации – конкретные конечные состояния системы или желаемый результат, которого стремится добиться группа, работая вместе.
Цель определяет направление. Если понятно, в каком направлении следует идти, то путь намного облегчается. Цель должна быть конкретной, объективной, реальной, предполагать действия, иметь соответств. измерение.
Структура организации – это логическая взаимосвязь и взаимозависимость
уровней управления и подразделений, построенная в форме, позволяющей наиболее эффективно достигать целей организации. Выше отмечалось, что характерной чертой организации является разделение труда. Структура организации закрепляет горизонтальное и вертикальное разделение труда в ней. Как конкретно осуществить разделение труда в организации вопрос, который относится к самым существенным управленческим решениям.
Как важнейшая организационная характеристика структура представляет собой совокупность связей и отношений, сложившихся в системе между ее элементами. Структура находится в тесной взаимосвязи с составом системы, определяется им и сама в свою очередь в значительной степени его определяет.
Еще одним направлением разделения труда в организации является формулирование задач. Задача – это предписанная работа, серия работ или часть работы, которая должна быть выполнена заранее установленным способом в заранее оговоренные сроки. На основе решения руководства о структуре каждая должность включает ряд задач, рассматриваемых как необходимый вклад в достижение целей организации.
Задачи традиционно делятся на 3 категории по видам работ: работа с людьми, работа с предметами, работа с информацией.
Технология – четвертая важная внутренняя переменная. Большинство людей рассматривают технологию как нечто, связанное с изобретениями, машинами. Однако технология – это более широкое понятие. По определению известного на Западе социолога Ч. Перроу, технология – это средство преобразования сырья (будь то труд, информация или материалы) в конечные продукты или услуги. Технология, применяемая в организации, зависит от типа производства (единичное, серийное, массовое).
^ Задачи и технология тесно связаны между собой. Выполнение задачи включает использование конкретной технологии как средства преобразования ресурсов, поступающих на входе, в форму, получаемую на выходе. Влияние этой переменной на управление в значительной мере определялось четырьмя крупными переворотами в технологии: промышленной революцией, стандартизацией и механизацией, применением конвейерных сборочных линий и компьютеризацией.
Никакая технология не может быть полезной и никакая задача не может быть выполнена без сотрудничества людей, которые являются пятой внутренней переменной организации. Люди являются центральным фактором в любой системе управления.
Существует 3 основных аспекта человеческой переменной в ситуационном подходе к управлению: поведение отдельных людей, поведение людей в группах, характер поведения руководителя как лидера, его влияние на поведение отдельных людей и групп.
Взаимосвязанные внутренние переменные (технология, техника и люди), составляющие часть совокупности факторов, влияющих на организацию, называются социотехническими подсистемами.
3. Внешняя среда организаций.
В управленческой мысли представление о значении внешнего окружения и необходимость учитывать силы, внешние по отношению к организации, появилось в конце 50-х годов ХХ в. Это понимание стало важнейшим вкладом системного подхода в науку управления. Для руководителя подчеркивалась необходимость рассматривать свою организацию как систему, состоящую из взаимосвязанных частей, в свою очередь опутанных связями с внешним миром.
Ситуационный подход расширил это понимание. Он требует от руководителя не просто знать эти взаимосвязи с окружающей средой, но и в каждой конкретной ситуации учитывать, как влияют внешние факторы: глубоко или поверхностно, прямо или косвенно, положительно или отрицательно.
Руководитель должен ограничить учет внешнего окружения только аспектами, решающим образом влияющими на успех организации. Исходя из этой предпосылки, за основу определения внешней среды можно взять следующее: «Внешняя среда организации включает такие элементы, как потребители, конкуренты, поставщики материальных и трудовых ресурсов, правительственные учреждения, финансовые организации и акционеры. Все названные факторы прямо и непосредственно влияют на операции организации, поэтому их можно отнести к среде прямого воздействия, которую называютмикроокружением или деловой средой.
Однако термин «внешняя среда» включает более широкий спектр факторов
– экономические, природные, социокультурные, политические, нормативно- правовые, научно-технические факторы. Эти взаимосвязанные факторы оказывают влияние на функционирование предприятия, на его производственную, инновационную, коммерческую, финансовую деятельность, их можно отнести к среде косвенного воздействия или макроокружению.
Реакция предприятия на факторы прямого и косвенного воздействия различна. В случае изменения в факторах прямого воздействия предприятие может реагировать двояко: оно может перестроить внутреннюю среду и начать как политику активного приспособления, так и политику противодействия. К факторам косвенного воздействия предприятие вынуждено максимально приспосабливать свои внутренние переменные – цели, задачи, структуру, технологию и персонал.
Вопросы по теме лекции:
1. Приведите понятие и классификацию организаций.
2. Охарактеризуйте, что понимается под внутренней средой организаций.
3. Охарактеризуйте, что понимается под внешней средой организаций.
